¿Sabes cómo organizar un evento con éxito? Desde el alquiler de equipos de sonido a la decoración y ambientación del lugar, pasando por una buena planificación, existen varios factores que conseguirán que nuestra fiesta o acontecimiento sea todo un acierto.
Y es que a la hora de organizar un evento social, podemos sentirnos abrumados al pensar que va a ser muy complicado.
Realmente puede serlo si no contamos con la planificación correcta, así que vamos a daros diez claves para que lo tengáis todo bajo control y os feliciten por vuestra forma de organizaros.
Índice de contenidos
Cada evento es distinto y tiene diferentes índoles. Puede ser una fiesta, una boda, un cumpleaños o incluso un homenaje a alguna persona. También puede tener fines comerciales, corporativos, ser un congreso, etc. De todas formas, en la mayoría de casos seguiremos unas pautas similares.
También debemos tener en cuenta si existe algún propósito para el evento, y tenerlo en consideración durante la preparación del mismo.
Cuando se trata de organizar un evento, simplemente habrá que crear un ambiente agradable y cubrir las necesidades de los invitados, pero si se trata de presentar un producto corporativo, habrá que destinarle su cuota de protagonismo.
También habrá que tener en cuenta el público objetivo que asistirá al acto. No es lo mismo una fiesta infantil con niños, la cual tendrá un ambiente y actividades más distendidas, que un evento empresarial en el que todo será más formal y asistirá gente adulta.
1. Planificación de tareas
Una parte importante desde el momento en que nos hagamos cargo de la planificación de un evento o fiesta, es la organización. Por eso será necesario llevar un control escrito de las cosas que tendremos que hacer hasta el día del evento.
Ya sea empleando un bloc de notas o alguna anotación en nuestro móvil, realizaremos un control cronológico de las tareas a cumplir cada día, incluso hasta el mismo día del evento.
De esta forma, según se nos vayan ocurriendo nuevas tareas, podremos irlas anotando para que no se nos olviden.
Este recurso hará que nos sintamos más tranquilos al tenerlo todo bajo control. Luego simplemente será cuestión de seguir el programa de tareas y si algún día podemos adelantar algún encargo, mucho mejor.
Realizar un cronograma es ideal para ir apuntando las tareas que se nos vayan ocurriendo, por lo que es aconsejable tener esta lista de cometidos siempre a mano.
Para el día del evento, realizaremos también un esquema de las cosas que haremos desde que nos levantemos, hasta que empiece el acto.
Asimismo, en otra hoja o bloc de notas, escribiremos qué cosas tendremos que llevarnos al sitio del evento.
Y es que cualquier olvido sería fatal, así que lo mejor es apuntar y tachar cada elemento cuando estemos seguros de que lo llevaremos consigo a la celebración.
Un ejemplo sería algo perecedero que tenga que estar refrigerado. Antes de irnos al evento el día señalado, lo meteremos en el coche y lo tacharemos de la lista. De esta forma no olvidaremos nada.
2. Hacer cuentas
Otro punto importante es saber de qué presupuesto disponemos. Como puede que el presupuesto esté relacionado con los gastos que efectuemos, también realizaremos una estimación de todos los gastos que llevaremos a cabo.
Si ordenamos estos gastos por importancia y los ajustamos al presupuesto inicial, será posible cuadrar los elementos imprescindibles y dejar pendientes otros que pudieran ser menos necesarios (en caso de que se nos acabe el dinero).
Si tenemos que reunir dinero con aportaciones de otras personas o patrocinadores, también lo tendremos en cuenta.
3. Planning del evento
Aparte de planificar nuestras tareas hasta el evento, también será necesario proyectar las actividades que se realizarán durante la celebración.
Por ejemplo, si es un cumpleaños infantil, podemos realizar un esquema con algunos juegos que sugeriremos a los niños durante la celebración. De este modo, estaremos preparados para animar la fiesta proponiendo nuevos juegos si vemos que el ambiente decae.
La planificación de actividades durante el evento es importante porque servirá para amenizar el tiempo que dure el mismo. Si tenemos varias actividades programadas o realizamos incluso un plan cronológico, podremos mantener un ritmo adecuado y divertido para los invitados.
Este cronograma nos servirá para organizar las pautas del evento, como la hora de llegada de los asistentes, hora de llegada del anfitrión (en caso de haberlo), hora de servir la comida y el postre, hora de actuaciones o espectáculos, y una hora aproximada de finalización del acto.
4. Lugar del evento
El sitio donde se celebrará el evento también es algo que habrá que decidir. Debe ser el adecuado según el número de personas que asistan, pero también el que mejor se ajuste a las características del acto.
Si vamos a celebrar una fiesta más informal con familiares, no será lo mismo que un evento corporativo, ya que en este caso habrá que decantarse por un sitio bastante más espacioso.
También debemos tener en cuenta las actividades que se realizarán.
Si queremos celebrar una boda que estéticamente sea perfecta, puede que nos interese un entorno campestre y rústico, y si vamos a alquilar un equipo de sonido para eventos, quizás nos venga bien un local insonorizado o alejado de núcleos urbanos.
Otra opción es elegir un espacio al aire libre para no tener problemas de anchura. Pero si estamos en una época del año fría o el evento se celebra durante la noche, será mejor escoger un local cubierto y cerrado.
Habrá que contar con la infraestructura adecuada en cuanto a mesas, sillas, baños o incluso detalles como tener señal wifi para que todo el mundo disponga de Internet en caso de que exista mala cobertura. Otro punto en el que debemos pensar, es si existe acceso para discapacitados.
También es aconsejable cuidar que sea fácil llegar al sitio, y si puede estar comunicado con autobús, tren o metro, mucho mejor.
5. Decoración y ambientación
La decoración o ambientación de un evento es algo complicado de aconsejar porque dependerá de la naturaleza del mismo. No es lo mismo la decoración para una boda, que un cumpleaños infantil o una reunión de empresa.
Si realizamos un evento más informal, podremos permitirnos dar rienda suelta a nuestra creatividad sin problemas, pero si estamos ante un evento empresarial, a veces menos es más, por lo que habrá que ser más comedidos y buscar una armonía elegante.
En líneas generales podemos aprovechar algunos recursos que son bastante resultones.
- Telas: son de gran ayuda a la hora de establecer separaciones entre diferentes zonas, ya que pueden situarse de manera muy versátil. También pueden servir para decorar paredes o techos. Un tejido ideal para esto es la seda, ya que confiere un aspecto luminoso y elegante.
- Flores: son perfectas para actos corporativos, reuniones empresariales y bodas, ya que dan al evento un toque colorido a la par que refinado.
- Velas: aunque pueda parecernos extraño, las velas suelen dar muy buenos resultados si combinamos aromas y diseños, ya que nos permitirán evocar distintos ambientes. Sirven para crear pasillos o decorar las mesas de los asistentes.
- Letras: pueden ser corpóreas o con relieve, lo que nos permitirá que sirvan incluso como photocall. También tienen la función de transmitir un mensaje que quedará inmortalizado en las fotos que se realicen durante el evento.
- Córners: las mesas aisladas nos ayudarán a disponer elementos decorativos diversos o incluso colocar otros funcionales que puedan utilizar los invitados. Generalmente se emplean para disponer aperitivos, comida, picoteo, etc.
Si tenemos que organizar una fiesta temática, afrontaremos la decoración del evento de forma diferente. En este caso, todo girará en torno a algún elemento especial, así que será cuestión de ir adaptando todo a los colores, lugares, personajes y formas del tema seleccionado.
Esto viene muy bien para las fiestas infantiles, ya que por ejemplo, podremos recrear el universo de alguna serie de dibujos animados que le guste al pequeño homenajeado.
6. Música
La música es otro componente que servirá para que el evento sea todo un éxito.
Ya sea como forma de ambientar el lugar con una música de fondo, como para que sea protagonista de algunas actividades (karaoke, discoteca o actuaciones musicales), aportar música a una fiesta es una de las mejores elecciones.
Para que el funcionamiento sonoro sea el adecuado, siempre será mejor delegar en una empresa de sonido profesional que nos provea del equipo necesario y nos aconseje cómo disponer altavoces y diversas instalaciones relacionadas.
Si disponemos de un buen sistema de sonido, las posibilidades para nuestro evento o fiesta se multiplicarán, ya que podremos incluso contratar músicos en vivo, monologuistas, magos y demás espectáculos en los que se precise una amplitud sonora o emplear micrófonos.
Si hablamos de eventos como bodas, comuniones, reuniones de amigos o actos corporativos, tampoco debemos olvidar que un gran aliado será permitir que los invitados bailen y canten.
Esto servirá para dejar un recuerdo inolvidable en los asistentes, que podrán divertirse poniendo el broche final a la fiesta.
Sobre la clase de música, siempre será mejor recurrir a clásicos que agraden a todos los públicos o exponer un amplio repertorio de gustos. En caso de ser una fiesta temática, si existe algún estilo musical que se adapte correctamente a la misma, mucho mejor.
7. Comida y catering
En cuanto a la comida que dispondremos en el evento, nos enfrentamos a un universo de posibilidades. Eso sí, podemos especificar algunas pautas dependiendo de la naturaleza del mismo.
¿Nos encontramos antes una pequeña fiesta o es un evento multitudinario? ¿Es un acto informal o debe ser más refinado? Sin duda podemos afrontarlo de diferentes maneras, como ofrecer entrantes, platos y postres, o bien ofrecer solo algo de tapas y picoteo.
Si confiamos en algún servicio de catering, no habrá problema con las elecciones, ya que nos aconsejarán las que mejor van a funcionar. Pero si queremos encargarnos nosotros de lo que pondremos en la mesa, será cuestión de informarnos y elegir las mejores recetas.
Lo ideal es que trabajemos con alimentos e ingredientes que sean frescos y de calidad, y que ofrezcamos diferentes tipos de platos que satisfagan un amplio abanico de gustos.
Si queremos ofrecer algo original, adelante, pero tampoco debemos olvidar disponer comidas que gusten a todo el mundo en general.
Vamos a listar algunas propuestas que funcionarán bien en la mayoría de fiestas, aunque las hemos clasificado en dos grupos dependiendo del tipo de evento.
Eventos formales: en esta clase de reuniones, debemos presentar comidas más elaboradas y dar prioridad a los detalles, así como el sabor, la clase de comida y su presentación.
Os proponemos algunas ideas:
- Entre las comidas calientes nos podemos decantar por quiches, paellas, tapas calientes, pinchitos, tortillas de patatas o sopas.
- Entre el grupo de las comidas frías, algunas preparaciones infalibles son los surtidos de diferentes sushis, ensaladas, tapas frías, ceviches, salpicones de marisco, bocaditos de queso con salmón ahumado, montaditos de carpaccio de buey con parmesano o tablas de quesos.
- Para los postres, unas buenas elecciones son las tartas de galletas, queso y chocolate; vasitos de fresa y chocolate; tartaletas de limón o cupcakes red velvet.
Eventos informales: para esta clase de reuniones o celebraciones no hará falta que nos centremos en los detalles, pudiendo elaborar platos rápidos y sencillos. Incluso podemos comprar comidas ya preparadas en algún supermercado.
Para esta clase de eventos os damos las siguientes ideas:
- Si se trata de comidas calientes, podemos preparar pizzas, mini pizzas, croquetas, mini hamburguesas, nuggets o fingers de pollo, salchichas o bolas de patata y queso.
- Del grupo de comidas frías podemos escoger entre sándwiches, pinchos de frutas, canapés, saladitos, huevos rellenos, tapas frías o quesos.
- Para los postres, elecciones infalibles son las cremas, arroces con leche, tartas, natillas y flanes.
Respecto a las bebidas, debemos centrarnos en que sean frescas y podamos servir un buen repertorio de las mismas. También será necesario que consideremos el horario (y el presupuesto) si finalmente queremos ofrecer bebidas alcohólicas.
8. Iluminación
La iluminación de un evento es también un punto a considerar si queremos acertar con la ambientación. Dependiendo del sitio y nuestro presupuesto, podremos escoger entre algunas ideas y propuestas muy vistosas.
Un punto a favor es que cada vez encontramos más tiendas online que ofrecen iluminaciones muy originales y a muy buenos precios, por lo que si buscamos un poco, seguro que podemos aportar al evento algunos tipos de iluminación que sorprenderán a los invitados.
Está claro que la iluminación será un factor muy importante si el evento se celebra en horas nocturnas. También dará muy buenos resultados si se celebra en entornos al aire libre o jardines.
Podemos decantarnos por ristras de luces, farolillos, lágrimas, cortinas y demás disposiciones de luces y lámparas LED. También existen esferas de luz o incluso letras con luces, gracias a las cuales podremos formar palabras.
Normalmente las luces blancas y cálidas son la mejor opción, existiendo algunas excepciones entre las que podremos optar por grupos de luces de algún color especial. Como menos es más, debemos huir de iluminaciones estridentes, así que tendremos que procurar armonizar con gusto.
9. Invitaciones
No menos importante es dedicar una parte de la organización del evento a distribuir a los invitados y avisarles del lugar, fecha y hora a la que tendrán que asistir.
Lo primero es realizar una lista de los invitados e informarse sobre cada uno de ellos para conocerlos mejor. Luego tendremos que organizar la disposición de mesas y asientos para que todos se sientan cómodos.
Sobre las invitaciones, tendremos que mandarlas al menos un mes o 20 días antes del evento. Así los invitados podrán arreglar su agenda para poder asistir sin problemas.
Respecto al diseño de las invitaciones, dependerá del tipo de evento y si se trata de una reunión formal o más informal. En las invitaciones tendrá que figurar la fecha, hora, lugar y el título o motivo del evento.
Puede ser una boda, un homenaje a alguien, cumpleaños, etc. Si existe algún protagonista o invitado de honor, también se hará saber en la invitación. Si debemos dar alguna indicación especial, es recomendable plasmarla también en la invitación.
Si queremos hacerlo de una manera más informal, incluso podemos enviar las invitaciones por e-mail o simplemente publicitar el evento en diferentes redes sociales.
10. Aparcamiento
Aunque este elemento tenga que ver bastante con la elección del lugar del evento, es mejor dedicarle un punto especial para no pasarlo por alto. Y es que debemos prever que los invitados puedan aparcar sin problemas si llegan a la fiesta en sus propios vehículos.
Una vez conozcamos el número de invitados y hagamos cuentas, nos aseguraremos de que los alrededores del lugar donde se celebre el evento, tengan suficiente espacio para que los asistentes aparquen sus coches.
Finalmente…
La clave para que el evento salga a pedir de boca es que tengamos todo organizado, apuntado y sigamos el cronograma. De esta forma, la sensación de seguridad será mayor y disfrutaremos proyectando cada nueva idea.
Y lo más importante. Llegado el día del evento, debemos permitirnos disfrutar del mismo mientras nos integramos entre los invitados.
Si surge cualquier percance, no debemos tomárnoslo a la tremenda; es mejor seguir disfrutando del momento. De esta forma, comunicaremos ese positivismo a los invitados y el evento será todo un éxito.
