Cuando debemos planificar un evento, uno de los principales problemas que existe es el poco tiempo que tenemos para organizarlo todo. Y lo peor es que ante las prisas, la sucesión de errores e imprevistos suele desembocar en una experiencia desagradable llena de nervios. Por eso es importante tenerlo claro cuando se trata de organizar cualquier evento, que aunque pueda parecer sencillo, también tiene su ciencia.
Si necesitamos celebrar un cumpleaños, reunión, meet up, afterwork, etc., es bueno que conozcamos algunos consejos para que éste sea un éxito. Vamos a realizar un pequeño repaso por algunos tips que nos ayuden a preparar nuestro evento personal o empresarial de la forma más sencilla y correcta.
Elegir la ubicación adecuada: el primer paso importante antes de reparar en otros detalles, es tener claro el emplazamiento. Y es que es fundamental elegir dónde y qué local será el que mejor se adapte a nuestros requisitos. Debemos contar con varios factores, como aforo, comodidad de los asistentes, los accesos, etc. Para ahorrarnos tiempo, es mejor elegir el local con Privateaser, un portal donde podremos reservar numerosos espacios para celebraciones de cualquier índole, ya sea particular o profesional.
Conociendo la ciudad o zona donde queramos preparar la reunión, será muy fácil escoger entre el repertorio de restaurantes, bares, salas y espacios compartidos para hacer la reserva de forma gratuita. Ahorraremos tiempo, ya que conoceremos la capacidad del sitio, dirección, accesos de transporte para llegar hasta allí, fotografías del local, servicios disponibles (como restauración, wifi, proyector, micrófono, etc.). Resulta extremadamente útil, ya que conoceremos de primera mano el local y sus posibilidades, y todo ello gratis y con la comodidad y rapidez que supone hacerlo desde nuestro ordenador o dispositivo móvil.
Conocer el presupuesto: otro paso importante será conocer el presupuesto del que dispondremos, ya que con ese dato sabremos si podemos hacer más o menos cosas en la celebración. Entre todas las personas que vayan a aportar dinero, se puede realizar un presupuesto real básico con el que partir y al que nos ajustaremos durante todo el proceso. Y es que así es mejor para evitar sorpresas y de paso servirá para organizarse de cara a las posibilidades de la celebración.
No dejar los preparativos para más tarde: planificar con tiempo es sumamente importante, ya que las prisas no son buenas consejeras. Es fácil ir relegando los preparativos para más tarde, así que no debemos caer en ese error. Confeccionar un planning y un timing con las actividades a realizar puede sernos de gran utilidad para no dejar cabos sueltos.
Temática de la celebración: no es que sea un paso imprescindible, pero sí le dará más carisma al evento. No hace falta que esto se ciña a un cumpleaños o una boda, sino que incluso en una reunión de empresa podemos aplicar una temática para su ambientación. Una vez que sepamos este dato, será más fácil conocer los materiales que habrá que utilizar e incluso hasta en qué sitio celebrar el evento.
Personas invitadas: la importancia del evento vendrá relacionada con el número de personas que asistan al mismo. En este sentido, debemos tener en cuenta que cuantos más invitados, también habrá que destinar más dinero y espacio a la celebración. Por eso es primordial conocer con antelación el número de personas que asistirán, o al menos el número aproximado al alza.
Reparar en todos los detalles: debemos pararnos a pensar en los diferentes elementos que dispondremos o contarán en la preparación del evento. Por ejemplo, el entorno, elementos decorativos, la iluminación, el catering, la ambientación, la música o incluso si vamos a regalar algo. Y es que teniendo en cuenta estos pequeños detalles, conseguiremos que los invitados vean un mayor cuidado en la preparación del evento, recordándolo como una experiencia única.
Gastronomía imprescindible: si hay algo que acompaña cualquier evento o celebración, es el comer, y aunque sea un evento más profesional como una reunión, conferencia o meet-up, debemos tener en cuenta la vertiente gastronómica. Ya sea para la hora de un desayuno, almuerzo, comida, cóctel o cena, cualquier ocasión es buena para ofrecer comida o un catering a los asistentes.
Ambiente distendido: incluso para un evento laboral, el ambiente relajado no está reñido con la profesionalidad. Por eso es mejor despedirse de los protocolos más severos en pos de transmitir un espíritu cómodo y relajado, ideal para que todos disfruten de la experiencia.
Sitios donde celebrar eventos
La gestión de las reservas por parte de Privateaser consigue que ahorremos dinero y tiempo buscando el mejor emplazamiento para nuestros Eventos. Os vamos a mostrar algunas de las propuestas que existen por si os sirven de ejemplo u os dan ideas para vuestras propias celebraciones.
Tepic: este restaurante está situado en el barrio de Salamanca en Madrid y se especializa en cocina mexicana, así como cócteles y bebidas típicas de este país. Dispone de dos salas ideales para cualquier tipo de evento, pudiendo disfrutar de dos ambientaciones distintas: un salón más reposado o la sala con una barra y mesas altas para algo más distendido. Mención especial a la ambientación urbana en la que predominan los cactus y fotomurales. Perfecto para bodas, bautizos, cumpleaños, o reuniones y comidas de empresa como seminarios, conferencias, un afterwork o un cóctel profesional.
Caramba: otro restaurante que está situado en pleno centro de Madrid y combina la comida tradicional madrileña con un ambiente distinguido. Si queremos recrearnos con unas versiones remozadas de los platos más castizos de la comunidad madrileña, estamos ante el local adecuado. Podremos disfrutar de la comida más exquisita y los vinos más selectos, terminando con unos postres soberbios. Si vamos a celebrar el evento por la noche, también cabe destacar la elaboración de sus cócteles con sabores e ingredientes de todo el mundo. De su decoración, podemos decir que combina los materiales tradicionales con detalles más modernos para darle un toque acogedor.
Juanita Cruz: este gastrobar está emplazado en el barrio de Chamartín y sobresale por su esmerada decoración, agradable ambiente y buena música. Incluso podemos deleitarnos de varios shows musicales en vivo entre semana. Respecto a su gastronomía, está especializado en cocina española y mediterránea, aunque también dispone de copas y cócteles, por lo que se adapta a cualquier evento, como cóctel profesional, conferencia, seminario, team building o cualquier fiesta de empresa.
Black Star: la discoteca Black Star está situada en la calle Serrano de Madrid y podemos reservarla toda la semana. Es ideal si tenemos muchas personas que invitar, pudiendo emplear su local para diferentes eventos, ya sea fiestas familiares como cumpleaños, o bien laborales como comidas de negocios, seminarios, un meet-up, un team building, etc. La sala posee una decoración divertida y fresca, a lo que podemos sumar la gran diversidad de bebidas a nuestra disposición de distintas marcas.
Copérnico: esta sala está emplazada en el barrio de Argüelles, Madrid. Sin duda es una de las mejores opciones si vamos a invitar a muchos asistentes, pues cuenta con aforo de 800 personas y encima dispone de parking público fuera, ideal para que no existan problemas de aparcamiento. La sala posee una planta con distintas alturas y una iluminación espectacular que va cambiando para darle un ambiente especial. La decoración también es muy atrayente, con unos espacios que recuerdan al cielo y mar, y una arquitectura de la que destacamos sus tres increíbles barras, una pista central y diversas columnas. Sin duda una excelente opción si tenemos que celebrar un evento a lo grande, ya que podremos montar una fiesta incluso con DJ’s.
In Zalacain: y si hablamos de mejores opciones de aforo, In Zalacain es otra opción conveniente, ya que con 900 personas, servirá para cualquier gran celebración o evento. Esta sala está situada en la exclusiva Urbanización La Finca en Pozuelo de Alarcón. Podremos celebrar una boda, banquete, despedida, conferencia, fiesta de empresa o cualquier reunión laboral que se precie, ya que sus posibilidades son ilimitadas. Dispone de tres salas interiores amplias con una decoración e iluminación de acorde al evento, con toda la equipación necesaria para cualquier actividad, como sonido, micro, iluminación, material de proyección o WIFI entre otros. También cuenta con jardín y terraza, poseyendo un espacio exterior de 2.500 m2 para aprovechar y potenciar nuestro evento con una zona al aire libre. También ofrece catering de gran calidad.
Freedom Madrid: nos encontramos ante otro local a tener en cuenta por su emplazamiento, en pleno barrio madrileño de Chamartín. Freedom Madrid es un club en el que podremos disfrutar de toda clase de música, poseyendo también un importante aforo de 650 personas y 50 en su terraza exterior. Posee una zona de mesas para botellas y un reservado VIP que podremos utilizar según necesitemos, ya que es posible reservar el local entero o solo algunas mesas o zonas. Este club se convierte en otra opción a tener en cuenta para despedidas, celebraciones familiares o fiestas de empresa de cualquier índole.
Aki Madrid: este local está situado al lado del estadio del Real Madrid, por lo que no tiene pérdida. Es un bar ideal para degustar sabrosas tapas, perritos calientes especiales y cañas con la familia o los amigos. Debido a su proximidad al Santiago Bernabeu, resulta perfecto para reuniones antes o después de cualquier partido de fútbol, contando además con un extenso repertorio de cervezas para contentar a los más exigentes. El local también dispone de varias pantallas para ver los partidos de fútbol de nuestros equipos favoritos con los amigos, por lo que es una opción a tener en cuenta para la afición futbolera y deportista. Aki Madrid también ofrece buena música, por lo que resultará ideal para cualquier afterwork, brunch, fiesta de empresa o reunión para tomar copas con los amigos.
La Rue: si nos gusta el pop-rock español, este bar es el indicado para pasar buenas veladas con nuestros amigos. La Rue es un bar de copas situado cerca del parque del Retiro en el que podremos tomarnos una cervezas, copas o cócteles escuchando buena música; o bien reunirnos con los amigos para ver partidos de fútbol a través de las diferentes pantallas de televisión disponibles. Aunque es un local tranquilo, dispone de bastante espacio para albergar grandes grupos, y tiene juegos de mesa, billar o dardos para hacer las reuniones más amenas. Con esta premisa, La Rue se convierte en el sitio ideal para celebrar cumpleaños, despedidas, tomar copas con los amigos, fiestas de empresa o reuniones laborales como un afterwork.
Moby Dick: este club se encuentra en la madrileña avenida Brasil, cerca del estadio Santiago Bernabéu. Está muy relacionado con el ambiente musical, ya que en su sala se celebran diferentes conciertos, encaminados más a un estilo rock e indie sobre todo. También se realizan representaciones en vivo como monólogos, fiestas especiales, concursos de playback, etc., por lo que si buscamos algo de este estilo, nos encontramos ante el local adecuado para alquilar. Ideal para fiestas de empresa o un cóctel profesional.
Organizar un evento es sencillo
Como habéis podido comprobar a través de los diferentes ejemplos, encontrar el local o sitio adecuado para celebrar cualquier evento es sumamente sencillo. Existen locales e instalaciones para todos los gustos, pudiendo adaptarse a cualquier ocasión: cumpleaños, boda, seminario, fiesta de empresa, reunión de amigos…
Con Privateaser es más fácil elegir el sitio adecuado y gestionar la reserva, agilizando la organización y selección del evento con unos pocos clics. Así no tendremos que preocuparnos por nada y conseguiremos que nuestro evento sea todo un éxito.
