Con cientos de pagos y cobros sobre la mesa, las grandes empresas utilizan todos los medios a su alcance para conseguir una buena organización y la máxima eficiencia en la consecución de sus objetivos.
Así, los departamentos administrativo y contable se acostumbran a dividir en subsecciones especializadas en contabilidad general, tesorería, cobros y cuentas por pagar, entre otras dependiendo de las necesidades.
En este artículo te hablamos del departamento de cuentas por pagar, qué es y cuáles son sus principales funciones.
Qué es el departamento de cuentas por pagar
Cada vez que una empresa adquiere bienes o servicios a un proveedor a crédito se realiza una entrada contable para las cuentas por pagar. Con numerosas facturas pendientes, las compañías requieren de un departamento destinado exclusivamente a resolver los pagos que se deben a los acreedores.
Así, el llamado departamento de cuentas por pagar se encarga de la recepción de facturas y gestión de la deuda pero también de coordinar los plazos con el objetivo de reducir los riesgos de operación y los costes de financiación.
Dicho de otro modo, las cuentas a pagar son un modo de financiación de la empresa sin intereses, por lo que una buena gestión es fundamental para el equilibrio financiero del negocio.
Este tipo de cuentas se pueden clasificar en base al plazo de vencimiento por lo que nos encontramos con:
- Cuentas por pagar a corto plazo: pasivos corrientes y pueden ser pagos diarios, mensuales y de hasta un año de vencimiento.
- Cuentas por pagar a largo plazo: pasivos no corrientes cuyo pago se realiza en un periodo mayor de un año.
De acuerdo a esta tipología se construye la máxima de que las necesidades de la empresa a corto plazo deben ser financiadas con recursos de efectivo a corto plazo mientras que las necesidades a largo plazo deben ser financiadas con fuentes a largo plazo.
Departamento de cuentas por pagar: funciones
Aunque ya hemos ido avanzando en líneas generales de qué se ocupa el departamento de cuentas por pagar, hay algunas funciones más detalladas en las que vale la pena detenerse como llevar el registro de pagos internos o el control de la solvencia de la empresa. Y es que el cumplimiento del compromiso de pago es uno de los valores más importantes de una compañía de cara a sus proveedores.
Gestionar los pagos a proveedores
Se trata de la función esencial de las cuentas por pagar y los responsables del departamento se ocupan de todo el proceso, desde que se recibe una factura hasta que se lleva a cabo el pago en la fecha estimada.
En los proveedores entran todo tipo de compra de bienes y servicios necesarios para la actividad empresarial incluyendo desde los suministros y mercancías hasta los pagos menores del día a día como gastos de viajes de empresa, formación, material de oficina, etc.
Algunos ejemplos de tareas que se realizan en el departamento de cuentas por pagar:
- Revisión de todas las facturas de proveedores, determinando que los datos estén correctos y su aprobación o rechazo.
- Creación de los registro financieros para el seguimiento de los pagos, tener toda la información en caso de auditorías y poder hacer previsiones.
- Gestión de los gastos previstos para asegurarse de que la empresa va a tener suficientes ingresos para mantener su salud financiera.
- Programar el pago de las facturas y seguimiento de las facturas vencidas.
En este punto, además de una gestión óptima realizada por los profesionales de la contabilidad más preparados para el puesto, es interesante contar con un software de facturación electrónica como el que ofrece Easyap, que clasifique la información, complete los datos y realice el pago de forma automática evitando errores.
La automatización está siendo un gran avance para los departamentos financieros que ven cómo pueden optimizar su tiempo dejando de lado trabajos que llevaban mucho tiempo y pudiéndose dedicar a tareas más complejas.
