En el ámbito empresarial, es importante gestionar el flujo de trabajo para lograr la optimización del tiempo y alcanzar la eficacia. Para eso está el método Kanban, el cual surgió en Japón y fue expandiéndose por todas partes del mundo, brindando grandes beneficios a las empresas.
Aunque al inicio fue implementado en los procesos de fabricación de la industria automotriz, el método Kanban fue expandiéndose hacia el ámbito de los desarrolladores de software. Su propósito inicial es el de minimizar los desperdicios de tiempo sin afectar a la producción y producir un mayor valor sin aumentar los gastos. A continuación, se explicará más sobre este método y su aplicación en el ámbito empresarial.
Principios del método Kanban
Se puede definir el método Kanban como el proceso evolutivo y cambio de sistemas en las organizaciones del trabajo. El mismo está diseñado bajo cuatro principios:
- Empieza con lo que hace ahora: Kanban puede ser aplicado en cualquier contexto y flujos reales de trabajo, por lo que su implementación no sería ningún problema para la empresa.
- Compromiso con implementar cambios reales y evolutivos: los cambios pueden generar resistencia inicial, pero el Kanban sabrá cómo enfrentarse a ella.
- Respeta las responsabilidades y los procesos: los roles y títulos previos pueden tener valor y vale la pena conservarlos.
- Alienta el liderazgo: todos deben forjar su mentalidad para lograr el máximo rendimiento e incentivar el compañerismo en el ámbito laboral.
Bajo estos principios, es importante llevar a cabo una serie de prácticas para lograr la implementación del Kanban con éxito. Primero, es importante entender el flujo de trabajo para hallar los errores e implementar las mejoras necesarias que llevarían el producto al cliente final. Por supuesto, durante el proceso, es importante evitar las interrupciones estableciendo límites en el trabajo. Una vez creados los límites y analizado el flujo de trabajo, se debe proceder a gestionarlo para lograr un flujo rápido e ininterrumpido.
En este aspecto, es importante comunicar sobre las diversas implementaciones de mejoras en el flujo de trabajo, para así obtener una mayor aceptación y lograr la colaboración total del equipo. Esto se desarrolla bajo reuniones constantes, donde cada participante informa sobre sus acciones para lograr la retroalimentación y garantizar las mejoras en el proceso del trabajo.
Software de gestión del trabajo
En la actualidad, el método Kanban ha servido para la creación de softwares y aplicaciones de utilidad para facilitar la gestión de trabajo. Esto también se debe a que, en el presente, muchas empresas cuentan con trabajadores remotos que requieren de una organización especial para facilitar el flujo de trabajo a distancia. Asimismo, se han creado métodos similares para facilitar la optimización del rendimiento de los trabajadores, independientemente de su puesto en la empresa.
Uno de esos métodos es el GTD, que consiste en organizar de forma sencilla la gestión del tiempo y del trabajo, el cual funciona bajo las siguientes premisas: “Recolectar”, “Procesar” y “Organizar”. De esa forma, ayuda a las personas a administrar su tiempo, establecer tareas y ordenar sus respectivos correos electrónicos.
Tanto el método Kanban como el método GTD se encargan de la gestión empresarial. Mientras que el Kanban trabaja el flujo del proceso, el GTD se enfoca en la priorización del trabajo, evitando así la procrastinación que puede afectar al rendimiento de todo proceso o flujo de trabajo continuo.
Para las empresas que cuenten con equipos remotos, dichos softwares les pueden ser de utilidad para que todos los participantes tengan acceso a la información. Especialmente, los almacenamientos en la nube les pueden servir para generar tareas compartidas, establecer horarios y llegar a acuerdos que puedan maximizar el rendimiento de un proyecto.
Si deseas mejorar la productividad de una empresa, es momento de implementar el método Kanban o GTD. Sin importar cuál sea tu ramo, necesitarás generar cambios y obtener mejores resultados para estar a la altura de las expectativas de tus clientes.
